【摘要】
　　人們總是希望在需要一份資料的時(shí)候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處，經(jīng)常可以看到管理人員為找到需要的資料焦急而忙碌。長(zhǎng)久以來(lái)這個(gè)問(wèn)題一直使檔案資料管理人員費(fèi)勁了腦筋。目前國(guó)內(nèi)檔案館主要運(yùn)用檔號(hào)和條形碼標(biāo)記形式用于內(nèi)部的排架和定位。在實(shí)物檔案的物流過(guò)程中，起著重要作用的是檔號(hào)和條形碼。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在檔案數(shù)量冗余、查詢、盤(pán)點(diǎn)困難、處理時(shí)間長(zhǎng)等低效率現(xiàn)象，而信息技術(shù)手段的應(yīng)用則是解決問(wèn)題的關(guān)鍵。RFID技術(shù)的引入將徹底改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理活動(dòng)的認(rèn)識(shí)。
　　通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，深圳市萬(wàn)全智能技術(shù)有限公司設(shè)計(jì)出一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并就該系統(tǒng)的功能模塊架構(gòu)與管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行闡述，以期在檔案自動(dòng)化、智能化管理方面做出有改善。
【關(guān)鍵詞】檔案管理，RFID技術(shù)，方案設(shè)計(jì)，流程設(shè)計(jì)

　
 　　一、檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題
　　近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問(wèn)題日益突顯：
　　（一）、檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)
　　傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫(xiě)檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫(xiě)檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫(xiě)多為簡(jiǎn)單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。
　　（二）、檔案存放次序較易被打亂
　　雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過(guò)程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。
　　（三）、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)
　　隨著檔案規(guī)模與種類越來(lái)越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒(méi)有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來(lái)就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。
　　（四）、檔案的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)
　　由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤(pán)點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤(pán)點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。如果要拆開(kāi)每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。
　　（五）、對(duì)失效檔案的管理滯后
　　有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過(guò)有效期限的檔案是沒(méi)有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷(xiāo)毀以減少對(duì)檔案庫(kù)存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤(pán)點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過(guò)保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲(chǔ)存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。
　　鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID（無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來(lái)了可能性，具有其他方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性。
　　二、RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的方案設(shè)計(jì)
　　（一）RFID技術(shù)簡(jiǎn)介
　　RFID（Radio Frequency Identification），即無(wú)線射頻識(shí)別，是興起于20世紀(jì)90年代的一項(xiàng)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫(xiě)器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無(wú)線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫(xiě)、識(shí)別的過(guò)程，非接觸性是它明顯特征。在實(shí)際應(yīng)用中，讀寫(xiě)器將特定格式的數(shù)據(jù)寫(xiě)入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫(xiě)器亦可無(wú)接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無(wú)接觸式采集、無(wú)線傳輸?shù)裙δ堋?br /> 　　（二）將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，有著以下優(yōu)點(diǎn)：
　　1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對(duì)庫(kù)區(qū)存儲(chǔ)物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無(wú)需打開(kāi)檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過(guò)，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實(shí)施庫(kù)存檔案的動(dòng)態(tài)化管理。
　　2、快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID讀寫(xiě)器可以同時(shí)從多個(gè)射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫(xiě)器可以每秒讀取200個(gè)標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過(guò)100倍。
　　3、標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長(zhǎng)，可重復(fù)使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量大大增加，可達(dá)1K甚至更大的容量；標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫(xiě),而不會(huì)損害標(biāo)簽的功能，從而可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。
　　4、安全性高。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識(shí)別碼獨(dú)一無(wú)二，無(wú)法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。
　　5、抗污染性能強(qiáng)和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID對(duì)水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損； RFID卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。
　　6、體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外， RFID標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。
　　7、可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無(wú)法更改， RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。
　　8、穿透性和無(wú)屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒(méi)有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼
　　9、標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門(mén)型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警功能
　　（三）基于RFID的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)
　　鑒于RFID的以上優(yōu)點(diǎn)，將其應(yīng)用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時(shí)還有助于提高檔案管理的安全性。由此，一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動(dòng)化管理系統(tǒng)，其主要由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成，如圖1所示。
　　1、RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)
　　該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫(xiě)器與手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫(xiě)器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫(xiě)入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)；手持式閱讀器是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。

　　2、檔案管理信息系統(tǒng)
　　該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)又由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊和檔案自動(dòng)識(shí)別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。
　　3、系統(tǒng)具體功能如下：
　　（1）儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案盒編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。此外，儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊還具有儲(chǔ)位分配、儲(chǔ)位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲(chǔ)位的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。
　　（2）查詢管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級(jí)查詢等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過(guò)計(jì)算機(jī)總線將查詢信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫(kù)作業(yè)。
　　（3）銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫(kù)前，在銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷(xiāo)毀的檔案信息。
　　（4）安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案盒在非正常情況下離開(kāi)儲(chǔ)位（指不經(jīng)查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令情況下），安裝于儲(chǔ)位區(qū)的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無(wú)線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會(huì)把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。
　　綜上所述，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲(chǔ)存、讀寫(xiě)電子標(biāo)簽；檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí)，可對(duì)系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的安全性管理。
　　（三）硬件設(shè)備的應(yīng)用方案
　　一般來(lái)說(shuō)，檔案庫(kù)房的面積較小，可選擇高頻或超高頻（HF/UHF）頻段的讀寫(xiě)器和無(wú)源電子標(biāo)簽。RFID標(biāo)簽根據(jù)用途不同可以分為檔案標(biāo)簽和儲(chǔ)位標(biāo)簽。
　　1、標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定
　　檔案標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。
　　庫(kù)位標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：儲(chǔ)位類型、儲(chǔ)位編號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)間及數(shù)量。
　　2、標(biāo)簽安裝
　　在檔案標(biāo)簽中，將電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個(gè)檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質(zhì)材質(zhì)，利于RFID標(biāo)簽的粘貼與取下，同時(shí)盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲(chǔ)存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內(nèi)放置少量干燥劑。
　　而儲(chǔ)位標(biāo)簽在儲(chǔ)位不需要調(diào)整或者標(biāo)簽沒(méi)有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲(chǔ)位標(biāo)簽直接安裝在儲(chǔ)位正下方的支撐橫梁上。
　　3、電子標(biāo)簽介紹：
　　UHF（VANCH  EPC Class1 Gen2）電子標(biāo)簽：

　　HF（NXP ICODE SLI-SY）電子標(biāo)簽：
　　主要特性：
　　40年數(shù)據(jù)存儲(chǔ)
　　•符合ISO 15693 / ISO 18000-3
　　•2,048字節(jié)的片載存儲(chǔ)
　　•密碼可選的電子防盜功能
　　•密碼保護(hù)的寫(xiě)入命令，以防未經(jīng)授權(quán)篡改數(shù)據(jù)
　　•密碼保護(hù)隱私模式
　　•基準(zhǔn)RF性能和可靠性
　　4、閱讀器安裝
　　在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設(shè)備的正常工作需外接110 - 240 VAC 電源適配器，并有局域網(wǎng)或無(wú)線局域網(wǎng)覆蓋，以進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。將RFID標(biāo)簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將RFID標(biāo)簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。
　　（1）閱讀器介紹：
　　萬(wàn)全VF-447N分體式閱讀器
 

　　5、天線安裝
　　為確保檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取，需要根據(jù)檔案室實(shí)際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來(lái)確定天線布置，確保最佳讀寫(xiě)效果，天線需要定制。
　　6、多天線分支器
　　VX-3 UHF RFID天線分支器是由萬(wàn)全智能開(kāi)發(fā)的最新一代產(chǎn)品。該分支器是一個(gè)可擁有1-8個(gè)接口的超高頻天線分支器，它可用于聯(lián)網(wǎng)和在實(shí)時(shí)檔案資產(chǎn)跟蹤及智能密集架中分配RFID天線。VX-3天線分支器由主天線分支器和從天線分支器組成。
　　主天線分支器的每個(gè)射頻輸出端口(ANT1~ANT8)可以連接多達(dá)32個(gè)RFID天線。也就是每個(gè)主天線分支器可以支援4個(gè)從天線分支器。注意:考慮到實(shí)際的應(yīng)用場(chǎng)合，實(shí)際使用數(shù)量未必達(dá)到256個(gè)天線，請(qǐng)合理規(guī)劃以發(fā)揮出最大效能。靈活的天線布置、擴(kuò)大讀寫(xiě)控制半徑、大大節(jié)省系統(tǒng)成本.
 

（1）主天線分支器

　　7、手持式閱讀器
　　用于檔案資料盤(pán)點(diǎn)、順架清理、。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案順架盤(pán)點(diǎn)。

　　（四）、 RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案館檔案管理的流程設(shè)計(jì)
　　（1）入館
　　新的檔案入庫(kù)前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和密級(jí)等相關(guān)信息對(duì)新建檔案進(jìn)行編目，并通過(guò)終端管理器寫(xiě)入RFID標(biāo)簽，生成的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)被傳送到中心數(shù)據(jù)庫(kù)里以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。
　　檔案入館的流程如圖2所示：

　　入庫(kù)時(shí)，檔案管理信息系統(tǒng)的儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)發(fā)出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊與檔案自動(dòng)識(shí)別模塊進(jìn)行檔案盒信息匹配，匹配后由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊分配該檔案盒的存放儲(chǔ)位，確認(rèn)無(wú)誤后，管理員發(fā)出入館確認(rèn)信息，確認(rèn)信息通過(guò)計(jì)算機(jī)總線傳遞至該檔案架，儲(chǔ)位指示點(diǎn)亮起，管理人員將檔案盒放至指示點(diǎn)所指示的儲(chǔ)位，按下儲(chǔ)位上的確認(rèn)按鈕，指示燈熄滅，確認(rèn)信號(hào)反饋回管理系統(tǒng)，入館結(jié)束。全部檔案入庫(kù)完畢后，在查詢管理子系統(tǒng)中可對(duì)已入館的檔案信息進(jìn)行查詢，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。
　　（2）盤(pán)點(diǎn)
　　由于RFID的使用，盤(pán)點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即完成對(duì)檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息的收集，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤(pán)點(diǎn)。
　　（3）查閱
　　檔案的查閱流程如圖3所示：
 

　　在查詢相關(guān)檔案時(shí)，管理員首先通過(guò)查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號(hào)，系統(tǒng)將根據(jù)編目號(hào)提取中心數(shù)據(jù)庫(kù)里所儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息，核對(duì)無(wú)誤后發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)中的檔案自動(dòng)識(shí)別模塊將根據(jù)編目號(hào)映射其儲(chǔ)位編號(hào)，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位指示燈亮起。當(dāng)檔案經(jīng)過(guò)出庫(kù)口時(shí)，出庫(kù)口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認(rèn)所查檔案與所出庫(kù)檔案一致后確定出庫(kù)。此時(shí)，系統(tǒng)將記錄下檔案的出庫(kù)時(shí)間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。
　　（4）安全管理
　　安全管理子系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控與異常警報(bào)功能，以防止檔案被毀、被盜等。
　　（5）防毀管理
　　每份檔案入館時(shí)先精確測(cè)量其重量、頁(yè)碼等物理特性, 并存入RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng), 由監(jiān)控模塊對(duì)這些信息進(jìn)行監(jiān)控。在檔案被查閱后歸還時(shí)，管理員對(duì)該檔案的物理特性再次進(jìn)行檢測(cè)，并與檔案借出之前的數(shù)據(jù)核對(duì)，從而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案有沒(méi)有被撕毀、缺失等。
　　（6）防盜管理
　　所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫(kù)口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令而異常離開(kāi)庫(kù)位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。
　　（7）銷(xiāo)毀
　　檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫(xiě)入RFID標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫(kù)中。在保管過(guò)程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管處理。同時(shí)，管理人員也可以通過(guò)檔案銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)發(fā)出無(wú)線指令，由各檔案盒上的RFID標(biāo)簽反饋回保管期限信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效期管理。
　　（五）、設(shè)備清單
 

　　（六）、工程實(shí)施及售后服務(wù)
　
　　（1）、 施工人員組成(乙方):

（2）、 工程執(zhí)行流程圖:

 　　（七）、培訓(xùn)計(jì)劃:
　　培訓(xùn)地點(diǎn)和時(shí)間安排及大致內(nèi)容
 

 　　本系統(tǒng)調(diào)試開(kāi)通后,乙方免費(fèi)為甲方操作、管理人員進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)地點(diǎn)可以在乙方公司內(nèi),也可在甲方工地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo).
　　（八）、維護(hù)服務(wù) 
　　供方隨時(shí)電話或書(shū)面解答產(chǎn)品使用方面的疑問(wèn)，必要時(shí)派人員到現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。更好地保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)解答用戶提出的疑問(wèn)，幫助用戶解決技術(shù)問(wèn)題，在公司總部的工程部，設(shè)有24小時(shí)的熱線電話服務(wù)，由專門(mén)的工程師受理用戶來(lái)話，保證用戶在使用設(shè)備的過(guò)程中，及時(shí)得到技術(shù)上的支援和服務(wù)。維護(hù)服務(wù)中心人員均具有大學(xué)本科以上學(xué)歷和豐富的系統(tǒng)維護(hù)經(jīng)驗(yàn)，隨時(shí)為客戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
　　（1）、維修服務(wù)
　　故障保修時(shí)，需方指定聯(lián)系人通知供方或需方單位書(shū)面通知供方；
　　供方接通知后24小時(shí)派員到使用現(xiàn)場(chǎng)處理；
　　系統(tǒng)自開(kāi)通驗(yàn)收合格之日起，免費(fèi)保修一年，終身維護(hù)。系統(tǒng)常規(guī)軟件終身免費(fèi)維護(hù)；
　　免費(fèi)維修期內(nèi)人為或自然災(zāi)害引起的故障或損壞，僅收取維修成本費(fèi)；
　　免費(fèi)維修期以外的維修服務(wù)僅收取維修成本費(fèi)。
　　（2）、以下情況不屬保修范圍
　　（1）、因不正常操作及人為或自然災(zāi)害而引起的損壞；
　　（2）、自行拆卸改換機(jī)內(nèi)任何部分　　（如：線路、零件）后造成損壞；
　　（3）、非我方指定的專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)安裝而引起的故障。
　　（3）、更新改進(jìn)服務(wù)
　　（1）、建立用戶檔案，完善產(chǎn)品質(zhì)量
　　公司工程部除開(kāi)展用戶技術(shù)咨詢服務(wù)外，還負(fù)責(zé)受理和收集用戶投訴咨詢信息，保證用戶提出的問(wèn)題和要求能得到及時(shí)處理，并對(duì)處理情況進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證。同時(shí)建立用戶檔案，記錄產(chǎn)品使用情況，為今后公司產(chǎn)品的質(zhì)量改進(jìn)提供依據(jù)。
　　“精誠(chéng)服務(wù)，凝聚顧客身上”是我們永遠(yuǎn)的信念。我們將不斷努力，精益求精，為顧客提供最滿意的產(chǎn)品和服務(wù)?
　　
咨詢服務(wù)
　　供方隨時(shí)電話或書(shū)面解答產(chǎn)品使用方面的疑問(wèn)，必要時(shí)派人到現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。
維修服務(wù)
　　公司24小時(shí)開(kāi)通售后服務(wù)電話：0755-82426775 
　　公司承諾  深圳市內(nèi)接到用戶電話4小時(shí)內(nèi)為用戶解決維修問(wèn)題；
　　廣東省內(nèi)接到用戶電話1～2天內(nèi)為用戶解決維修問(wèn)題；
　　省外接到用戶電話2～4天內(nèi)為用戶解決維修問(wèn)題。
定期保養(yǎng)維護(hù)
　　定期聯(lián)系客戶，除電話聯(lián)系外還向客戶寄去《用戶使用情況表》，并及時(shí)收回反饋表給本公司進(jìn)行處理。
　　更新提供服務(wù)
　　本產(chǎn)品設(shè)計(jì)更新提高或軟件版本升級(jí)，供方即時(shí)通知和協(xié)助需方進(jìn)行已經(jīng)運(yùn)行系統(tǒng)的改進(jìn)提高，并無(wú)償提供軟件新版本，使用戶的系統(tǒng)處于最先進(jìn)的水平和最完善的狀態(tài)。
　　（九）質(zhì)量保證方案
　　質(zhì)量保證任務(wù)范圍
　　我公司在工程上的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試和服務(wù)均在質(zhì)量管理體系的模式下進(jìn)行.以本公司的工程實(shí)力和多年的工程經(jīng)驗(yàn),并通過(guò)ISO9001質(zhì)量認(rèn)證體系統(tǒng)認(rèn)證，我們將按GB/T19001—ISO9001:1994和GB/T6583—ISO8402：1994質(zhì)量體系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的質(zhì)量保證模式。
　　（1）、質(zhì)量保證執(zhí)行方式
　　公司領(lǐng)導(dǎo)全面參與、建立、實(shí)施,并不斷完善一個(gè)靈活有效的質(zhì)量體系;
　　（2）、對(duì)人員進(jìn)行充分的培訓(xùn)和發(fā)展；
　　預(yù)防和改進(jìn)相結(jié)合對(duì)產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、服務(wù)等全過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量控制；
　　不斷完善產(chǎn)品技術(shù)，開(kāi)發(fā)高新技術(shù)產(chǎn)品，將質(zhì)量保證延伸至產(chǎn)品最后環(huán)節(jié)；
　　保證按計(jì)劃和程序?qū)嵤⒃趯?shí)施過(guò)程中進(jìn)行連續(xù)評(píng)價(jià)和驗(yàn)證。
　　（3）、質(zhì)量保證管理方法
　　在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)研制、采購(gòu)、生產(chǎn)過(guò)程、檢驗(yàn)和測(cè)試、安裝與運(yùn)行、技術(shù)服務(wù)和維護(hù)六個(gè)方面嚴(yán)格按照質(zhì)量檢測(cè)保證實(shí)施。
A.產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)控制
　　硬件開(kāi)發(fā)工作包括可行性分析、總體設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)、調(diào)試、小批量生產(chǎn)、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范、技術(shù)檔案總結(jié)與后續(xù)開(kāi)發(fā)計(jì)劃等十個(gè)方面；
　　軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)包括可行性分析、總體設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、編程、測(cè)試商品化、技術(shù)總結(jié)與后續(xù)開(kāi)發(fā)計(jì)劃等九項(xiàng)工作；
　　產(chǎn)品開(kāi)發(fā)檔案管理和保密工作由公司總工全面負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)收集上交公司；
　　開(kāi)發(fā)檔案包括階段工作檔案與技術(shù)成果檔案；
　　產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的每個(gè)階段都應(yīng)組織會(huì)議評(píng)審，并由行政部保存評(píng)審記錄。
B.采購(gòu)控制
　　根據(jù)供應(yīng)商的業(yè)績(jī)及其已證實(shí)的質(zhì)量保證能力的記錄來(lái)選擇供應(yīng)商，確保其能夠提供滿足合同要求的產(chǎn)品或任務(wù)；
C．顧客財(cái)產(chǎn)的控制
　　按照合或協(xié)議要求，對(duì)顧客供其使用或納入產(chǎn)品的顧客財(cái)產(chǎn)，進(jìn)行標(biāo)識(shí)、驗(yàn)證、貯存、保護(hù)和維護(hù)，以保證顧客提供的產(chǎn)品符產(chǎn)品符合規(guī)定的要求，并得到正確的使用。
D.生產(chǎn)過(guò)程控制
　　所有生產(chǎn)過(guò)程都應(yīng)在受控狀態(tài)下進(jìn)行，當(dāng)生產(chǎn)質(zhì)量出現(xiàn)異常時(shí)，須及時(shí)進(jìn)行分析并制訂有效改進(jìn)措施；
　　控制來(lái)料的質(zhì)量，并要求供應(yīng)商提供以證實(shí)來(lái)料質(zhì)量的文件。
E.檢驗(yàn)、測(cè)試控制
　　公司設(shè)立質(zhì)檢部門(mén)，負(fù)責(zé)審批檢驗(yàn)計(jì)劃和檢驗(yàn)規(guī)程，確保各類物料或產(chǎn)品均通過(guò)要求的檢驗(yàn)和測(cè)試；
　　定期對(duì)設(shè)備和計(jì)量器具進(jìn)行檢查；
　　成品包裝完畢后，質(zhì)檢人員按檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)計(jì)劃進(jìn)行成品最終檢驗(yàn)和測(cè)試，檢驗(yàn)合格后的產(chǎn)品方可入庫(kù)和銷(xiāo)售；
F.施工安裝控制
　　公司具有一支足夠數(shù)量的合乎要求的施工安裝人員隊(duì)伍；
　　具有可靠和完善的施工器材和交通工具；
　　制訂一套科學(xué)而嚴(yán)格的施工檢驗(yàn)和檢驗(yàn)管理制度。
G.技術(shù)服務(wù)和維護(hù)控制
　　公司保證按照合同的要求，向客戶提供良好的技術(shù)咨詢、配件和維修服務(wù)，并保存有完整的記錄以及客戶跟蹤;
　　用戶投放或在運(yùn)行中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，由售后服務(wù)人員反饋到有關(guān)部門(mén)，及時(shí)采取糾正措施；
　　當(dāng)合同有特殊要求時(shí)，按合同等有關(guān)規(guī)定提供售后服務(wù)，最大限度地滿足客戶的要求。
　　
萬(wàn)全智能的質(zhì)量方針為：
　　
　　“用心服務(wù)  成就所托”！