第1章 系統的概述

數倫科技公司開發的基于RFID的文檔管理及防偽系統是利用先進的科學技術，不斷使人們的一部分業務活動物化到人以外的各種現代的辦公設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目的的人機信息處理系統。

系統是一套文檔或物品安全管理系統，可以很好的管理保密文檔，允許誰可以有權限的借閱文檔，并及時查看到文檔和用戶的詳細信息。該系統能使有型文檔和資料的管理實現全自動化，從而提高文檔的使用效率；對保密文檔或高價值文檔書籍執行相關使用條例提供強有力的技術手段；為文檔真實性的鑒別提供了可靠的方法。

文檔柜或重要物品存儲柜可以存儲重要的文檔及物品。通過系統下達相應的任務，文檔柜系統才有權限被打開，讓用戶取相應的文檔或物品；門禁系統可以有效的管理機關重要文檔被隨意帶出情況；復印機通過系統的管理，可以有效的控制有權限的人才可以復印文檔，不能隨意的復印任何文檔；銷毀機可以有效的管理文檔和資料是否擁有被銷毀的權限以及該文檔是否真正被銷毀。

第2章 系統的功能

當RFID技術與每件對象(文檔、借閱人、電腦、通信器材)等建立捆綁關系后，一個具備新文檔登記、自動盤存及定位、自動引導、自動識別、自動追蹤、復印和銷毀控制、快速查詢及報警、統計文檔等功能的安全管理系統就建立起來了。各功能如下：

(1) 新文檔登記：每一個新的文檔在入庫時都會被黏貼一個RFID標簽，通過標簽與系統中相應文檔的綁定操作，即當以后當掃描到一個文檔標簽時系統會自動搜索出該文檔所有的相關信息。

(2) 自動盤存及定位：每個智能文檔柜利用讀寫器內部的程序控制讀寫器所連接的天線，逐個掃描也就是讀取文檔柜內標簽的過程，確定文檔是否存在；

(3) 自動引導：一旦得到領導的批準后，借閱者只要手持合法的身份卡即可按照指示燈在最短的時間內找到所需要的文檔。

(4) 自動識別：當借閱者通過文檔資源管理子系統查找出自己所需文檔的具體位置，提出借閱申請，在申請得到批準后，憑著自己的合法身份卡，從文檔柜中取出需要的資料，系統會對整個行為自動記錄。

(5) 自動追蹤：夾帶在衣服、包裹內的文檔資料，經過單位出入口時系統會自動發現，對于發現的文檔資料，系統自動判斷是否報警；文檔資料離開保密室后，系統也可以自動追蹤文檔的移動路線，對所經過的主要通道(如保密室、辦公樓出入口、走廊等)，系統自動記憶經過的時間；對于允許攜帶的文檔資料，系統不發出報警通知，只存儲通行記錄，以備歷史追朔，對于未經允許的文檔資料，系統發出報警或通知。

(6)復印和銷毀控制：通過在復印機和文檔銷毀裝置上安裝RFID讀寫器和相應天線。當讀卡器讀到有效卡并查找到有被批準的復印或銷毀任務，控制器指示RFID讀寫器讀取RFID標簽信號，并核對該文檔后來指令復印機是否給予復印或銷毀機是否予以銷毀。復印和銷毀行為結束后，向中心系統發回狀態信息。

(7)快速巡查及報警：文檔資料的管理人員、領用人員、借用人員均與系統綁定，異常發生后，系統可進行快速巡檢并發出報警信號：瞬間提示文檔資料是否移動、是否損壞及移動信息，自動生成相關人員及物品通行記錄。

（8） 流程管理：安全的個體識別（識別號唯一），可以嚴格控管文檔之借閱及歸還、流轉等流程，確保文件狀態之可視化，實時自動登記。RFID 與工作流程管理(WORK FLOW)的整合，能將文件簽核、調閱、銷毀等與文檔實體緊密結合，達到全面的文檔管理

（9）統計文檔功能：領導可以查看到具體某個時間段的文檔外借情況；某一份文檔被哪些人外借過；通過文檔編號查看到具體的某一份文檔等等。

第3章 系統的組成

該系統主要由硬件系統和軟件系統組成。

3.1. 硬件系統

文檔管理和防偽系統的硬件包括：（1）文檔柜管理單元（2）門禁系統（3）文檔標簽（4）文檔復印和銷毀系統（5）網絡接入系統（6）數據中心電腦等六大部分。具體介紹如下：

（1）文檔管理單元：具有RFID讀寫功能的文檔存放裝置。如文檔柜單元和文檔抽屜單元。文檔柜上安裝著IC卡讀卡器或者口令密碼鍵盤，當有效的卡或口令輸入時，柜子的門會自動打開，系統也不會因拿出或放入文檔而發出警報，否則，柜子門不會打開，柜櫥會發出警報。該柜子還配有顯示屏，顯示所輸入的口令和持卡人姓名，以及取出或歸還文檔的名稱等，以供借閱者確認，同時該顯示屏也會顯示各式圖案以表示打算找的文檔在柜櫥中。以上裝置連接到一個中心控制器，通過中心控制器來控制這些設備。文檔柜在一定事件(如關門、讀卡或按某一按鈕)的觸發下，將對整個柜子內附著于文檔及文檔夾上的RFID標簽進行讀取，以檢測文檔的增減，并將該信息傳送到中心系統或顯示出來以供確認。文檔柜裝有多接收發射的RFID讀寫器，該讀寫器連接到柜中各個天線上聚焦RF能量到指定位置。柜和抽屜帶有電子鎖，由中心控制器控制其開關，當有效的卡插入或口令鍵入后，抽屜將自動打開或者中心系統命令其打開。抽屜內有懸掛文檔夾的支架。


圖3.1 具有RFID讀寫功能的文檔柜

（2）門禁系統：門禁系統具有RFID監控模塊，該模塊包括一個RFID讀寫器，一個RFID天線和一個LED指示燈。該RFID讀寫器可以是單或多RF接口，模塊還包括一個紅外探測器模塊和一個攝錄機。RFID讀寫器、紅外探測器、攝錄機均被連接到一個控制器，該控制器具有串口、以太網接口及無線網卡，用以連接到中心系統，以實現系統與人員遠距離RFID工作證配合使用，并且該門禁系統對借閱者隨身攜帶出去的文檔會自動判斷是否報警：對于允許攜帶的文檔資料，系統不發出報警通知，只存儲通行記錄，以備歷史追朔，對于未經允許的文檔資料，系統發出報警或通知。



圖3.2 RFID門禁系統

（3）文檔標簽：文檔標簽有兩種形式：一種是帶有條形碼被附著于一份文檔、書籍或資料上；另一種是通過將一個RFID芯片連接到一張金屬鍍膜后的紙張、文檔、書籍或資料上。


圖3.3文檔上的RFID標簽



圖3.4 附著RFID標簽的文檔夾

（4）網絡接入方式：各個模塊通過有線或者無線的方式與中央服務器進行數據交換。無線接入方式包括：GPRS、WIFI和藍牙等目前比較流行的無線通信方式。

（5）數據中心電腦：

整個RFID硬件部分在后述軟件的支持下各司其職，實現了文檔資料的高效、安全管理。


系統圖